د.خلف عبدالله الوردات
08-25-2012, 09:43 PM
كيف يمكنك خفض التكاليف
في كافة مجالات نشاط مؤسستك
بتطبيق الاساليب العملية التي ثبت نجاحها
ضوابط خفض التكاليف
أهم هذه الضوابط إجراء سياسة تهدف إلى خفض التكاليف ضمن منظومة متكاملة من الإجراءات والسياسات الخاصة بالمؤسسة بحيث لا ينظر إلى خفض التكاليف بطريقة منفصلة, بل يجب النظر إلى خفض التكاليف من منظور ايجابي وحكيم, وإشراك جميع أصحاب العلاقة وجميع من هم في موقع المسئولية بالمؤسسة, وأخيرا الأخذ في الاعتبار التفرقة بين التكاليف المباشرة والغير مباشرة.
ويعد من أهم الاستراتيجيات الناجحة في خفض تكاليف المؤسسة النظام الشامل السليم من المنظور القصير والاستراتيجي ( سرعة في الانجاز – توفير الوقت والجهد والمال – استقرار في الوظائف ), وتنفيذ الاعمال بشكل صحيح وبدون اخطاء من اول مرة ( كفاءة الموظف وسلامة التنظيم )، وشراء الاجهزة والمعدات ذات التحمل والجودة والسهولة في استخدامها وصيانتها.
ويؤكد علماء علم الإدارة ( سام ويب ، ليل سومان ) أن هدف الشركات التي تقدم نوعية عالية هو ان يكون الأداء خاليا من الخطأ, وأن الهدف الأساسي للنوعية هو القيام بالعمل بالشكل الصحيح من المرة الأولى, حيث أن تكرار عمل الخطوة أو الاجراء أكثر من مرة لإنجاز عمل أو تقديم خدمة يؤثر تأثيراً سلبياً علي المنظمة (يسبب الهدر الزمني والبشري والمالي ), وإلغاء الخطوات والإجراءات والمواد غير الضرورية التي تستهلك وقت العاملين وتزيد التكاليف دون مبرر.
ويشير الدكتور إبراهيم المنيف في كتابه ( تطور الفكر الإداري المعاصر) إلى أن إلغاء الوظائف وفصل الموظفين أو تقليل الموظفين بُغية تخفيض التكاليف كمن يصنع العربة قبل الحصان فالطريقة المثلي لتحليل التكاليف هي التفكير والابتكار والإبداع في إعادة تنظيم العمل الواجب القيام به فكثيراً من المديرين يفكرون في كيفية القيام بتنفيذ العمليات لكن الاتجاه الصواب هو هل يتأثر العمل لو تم الغاء عملية تنفيذية برمتها أم لا . وبالتالي فالإدارة الناجحة تتلخص في بناء الرواتب ومميزات الوظيفية علي أسس سليمة ومتوازنة, والتحديد الدقيق لحاجة الأقسام والوحدات داخل الهيكل التنظيمي (توحيد الطلبات ذات النوع الواحد يؤدي الي الشراء بكميات أكثر والحصول علي أسعار وشروط توريد أفضل ), وإسناد دراسة وتنفيذ المشاريع الإنشائية وما يتبعها لشركات ومؤسسات مختصة بدلاً من وجود موظفين دائمين أو أقسام دائمة لهذه الأعمال ومن هنا يبرز مفهوم الهندسة القيميّة, وإعادة الهيكلة التنظيمية للمنظمة والتي تتمثل في:
• مراجعة أهداف وأنشطة كل قسم ووحدة
• دمج أو إلغاء إدارات أو أقسام لتحقيق التوزيع المثالي للأنشطة والأعمال
ويوضح الدكتور عماد شبلاق بأن الهندسة القيمية هي دراسة تحليلية ذات منهج منظّم ومحدد تٌجرى بواسطة فريق عمل متعدد التخصصات على منتج أو مشروع لتحديد وتصنيف الوظائف التي يؤديها بهدف تحقيق تلك الوظائف بطريقة أفضل وبتكلفة إجمالية أقل من خلال تقديم بدائل ابتكارية دون المساس بالمتطلبات الأساسية، وتكمن أهداف الهندسة القيميّة في رفع القيمة لما يتم دراسته من خلال إيجاد التوازن الوظيفي بين الأداء والتكلفة ( السعر أو الثمن ) وبين الجودة الاعتمادية إذ تركز على التحليل الوظيفي ” Function Analysis ” ولفهم وظائف عناصر الخدمة لابد من تحديد الوظائف الأساسية ليتسنى إيجاد البدائل التي تؤدي الوظائف نفسها والمستوى من الأداء بأقل تكلفة ممكنة من دون التأثير على الجودة أو المتطلبات.
من هنا يجب التنبيه بأن الهندسة القيمية ليست أسلوبا لخفض التكاليف التي تبني على الاقتطاع أو إلغاء جزء من المشروع وليست استبدال منتج أو خدمة بأخرى أقل ثمناً في سبيل الحصول على الأرخص أو الأدنى تكلفة، إنما تعمل على إيجاد أفكار وبدائل بطرق ابتكارية تؤدي إلى خفض التكاليف.
وبالنسبة لإسناد القيام بتنفيذ بعض الأنشطة أو الخدمات المساندة غير الأساسية إلى شركات أو جهات أخرى متخصصة في ضوء ضوابط ومواصفات عالية, يشير جون زينجر في كتاب” 22 سراً إدارياً لتحقيق القليل بالكثير” إلى نجاح العديد من الشركات تخفيض تكاليفها بنسبة تتراوح بين 30% و40% عن طريق الاستعانة بالمنشآت الأخرى.
في كافة مجالات نشاط مؤسستك
بتطبيق الاساليب العملية التي ثبت نجاحها
ضوابط خفض التكاليف
أهم هذه الضوابط إجراء سياسة تهدف إلى خفض التكاليف ضمن منظومة متكاملة من الإجراءات والسياسات الخاصة بالمؤسسة بحيث لا ينظر إلى خفض التكاليف بطريقة منفصلة, بل يجب النظر إلى خفض التكاليف من منظور ايجابي وحكيم, وإشراك جميع أصحاب العلاقة وجميع من هم في موقع المسئولية بالمؤسسة, وأخيرا الأخذ في الاعتبار التفرقة بين التكاليف المباشرة والغير مباشرة.
ويعد من أهم الاستراتيجيات الناجحة في خفض تكاليف المؤسسة النظام الشامل السليم من المنظور القصير والاستراتيجي ( سرعة في الانجاز – توفير الوقت والجهد والمال – استقرار في الوظائف ), وتنفيذ الاعمال بشكل صحيح وبدون اخطاء من اول مرة ( كفاءة الموظف وسلامة التنظيم )، وشراء الاجهزة والمعدات ذات التحمل والجودة والسهولة في استخدامها وصيانتها.
ويؤكد علماء علم الإدارة ( سام ويب ، ليل سومان ) أن هدف الشركات التي تقدم نوعية عالية هو ان يكون الأداء خاليا من الخطأ, وأن الهدف الأساسي للنوعية هو القيام بالعمل بالشكل الصحيح من المرة الأولى, حيث أن تكرار عمل الخطوة أو الاجراء أكثر من مرة لإنجاز عمل أو تقديم خدمة يؤثر تأثيراً سلبياً علي المنظمة (يسبب الهدر الزمني والبشري والمالي ), وإلغاء الخطوات والإجراءات والمواد غير الضرورية التي تستهلك وقت العاملين وتزيد التكاليف دون مبرر.
ويشير الدكتور إبراهيم المنيف في كتابه ( تطور الفكر الإداري المعاصر) إلى أن إلغاء الوظائف وفصل الموظفين أو تقليل الموظفين بُغية تخفيض التكاليف كمن يصنع العربة قبل الحصان فالطريقة المثلي لتحليل التكاليف هي التفكير والابتكار والإبداع في إعادة تنظيم العمل الواجب القيام به فكثيراً من المديرين يفكرون في كيفية القيام بتنفيذ العمليات لكن الاتجاه الصواب هو هل يتأثر العمل لو تم الغاء عملية تنفيذية برمتها أم لا . وبالتالي فالإدارة الناجحة تتلخص في بناء الرواتب ومميزات الوظيفية علي أسس سليمة ومتوازنة, والتحديد الدقيق لحاجة الأقسام والوحدات داخل الهيكل التنظيمي (توحيد الطلبات ذات النوع الواحد يؤدي الي الشراء بكميات أكثر والحصول علي أسعار وشروط توريد أفضل ), وإسناد دراسة وتنفيذ المشاريع الإنشائية وما يتبعها لشركات ومؤسسات مختصة بدلاً من وجود موظفين دائمين أو أقسام دائمة لهذه الأعمال ومن هنا يبرز مفهوم الهندسة القيميّة, وإعادة الهيكلة التنظيمية للمنظمة والتي تتمثل في:
• مراجعة أهداف وأنشطة كل قسم ووحدة
• دمج أو إلغاء إدارات أو أقسام لتحقيق التوزيع المثالي للأنشطة والأعمال
ويوضح الدكتور عماد شبلاق بأن الهندسة القيمية هي دراسة تحليلية ذات منهج منظّم ومحدد تٌجرى بواسطة فريق عمل متعدد التخصصات على منتج أو مشروع لتحديد وتصنيف الوظائف التي يؤديها بهدف تحقيق تلك الوظائف بطريقة أفضل وبتكلفة إجمالية أقل من خلال تقديم بدائل ابتكارية دون المساس بالمتطلبات الأساسية، وتكمن أهداف الهندسة القيميّة في رفع القيمة لما يتم دراسته من خلال إيجاد التوازن الوظيفي بين الأداء والتكلفة ( السعر أو الثمن ) وبين الجودة الاعتمادية إذ تركز على التحليل الوظيفي ” Function Analysis ” ولفهم وظائف عناصر الخدمة لابد من تحديد الوظائف الأساسية ليتسنى إيجاد البدائل التي تؤدي الوظائف نفسها والمستوى من الأداء بأقل تكلفة ممكنة من دون التأثير على الجودة أو المتطلبات.
من هنا يجب التنبيه بأن الهندسة القيمية ليست أسلوبا لخفض التكاليف التي تبني على الاقتطاع أو إلغاء جزء من المشروع وليست استبدال منتج أو خدمة بأخرى أقل ثمناً في سبيل الحصول على الأرخص أو الأدنى تكلفة، إنما تعمل على إيجاد أفكار وبدائل بطرق ابتكارية تؤدي إلى خفض التكاليف.
وبالنسبة لإسناد القيام بتنفيذ بعض الأنشطة أو الخدمات المساندة غير الأساسية إلى شركات أو جهات أخرى متخصصة في ضوء ضوابط ومواصفات عالية, يشير جون زينجر في كتاب” 22 سراً إدارياً لتحقيق القليل بالكثير” إلى نجاح العديد من الشركات تخفيض تكاليفها بنسبة تتراوح بين 30% و40% عن طريق الاستعانة بالمنشآت الأخرى.