SHAIMMAA
01-20-2009, 04:54 AM
بسم الله الرحمن الرحيم
مهارات الرقابة
http://www.modawanati.com/uploads/t/thoraya/23658.jpg
دور المدير في عملية الرقابة (http://www.kenanaonline.com/page/1340)
يمكن بلورة هذا الدور فيما يلي :
o أن يمارس أسلوب قيادة ديمقراطية يحقق الرقابة الذاتية لدى المرؤوسين، تكونعناصره النقاط السابق الإشارة إليها عاليه .
o أن يطبق نظام لإدارة الأداء يكون محتواه هو كما مبين في الشكل التالي
عملية الرقابة (http://www.kenanaonline.com/page/1341)
تتمثل عملية الرقابة في إتباع الخطوات التالية :
تحديد النشاط أو المهمة المطلوب رقابتها :
تقوم عملية المتابعة باعتبارها الشق الأول من الرقابة على أساس التحديد الدقيقوالتفصيلي للمهام أو النشاط أو الموضوع الذي سيتم رقابته، لأن أساس عملية المتابعةهو التأكد من أن خطوات أداء هذه المهمة أو هذا النشاط قد تم تسجيلهما ووضعهما فيبرنامج تنفيذي . . ليتم متابعة تنفيذ خطوات هذا البرنامج، بمعنى التأكد من حدوثها . لذلك لا يمكن أن تتم عملية المتابعة إلا إذا تم تحديد النشاط المطلوب رقابته ووضعهفي صورة خطوات تفصيلية في البرنامج
.
تحديد الأزمنة لكل خطوة في المهمة أو النشاط أو المشروع المطلوب رقابته :
وترتبط هذه الخطوة أيضا بإجراء عملية المتابعة، حيث لا يمكن إجراءها إلا بالتأكدمن وضع وتحديد هذه الأزمنة حيث يتم خلال عملية المتابعة تسجيل أمرين :
o الأول : الإجابة على السؤال الخاص بل تمت هذه الخطوة الموجودة في البرنامج أملا ؟ . . وإذا كانت الإجابة بأنها تمت، ننتقل إلى ثانيا.
o الثاني : الإجابة على السؤال الخاص بهل تمت في الزمن المحدد لها في البرنامج أملا ؟ . . فإذا كانت الإجابة بنعم تم تسجيل ذلك . وإذا كان هناك انحراف زمني يتمتسجيله .
اختيار القياس الذي سيبني عليه معايير الرقابة :
ويتم في هذه الخطوة تحديد المقياس الذي سيبني على أساسه معيار الرقابة، وهلسيكون وحدة زمن ( ساعة / دقيقة . . ) أو وحدة طول ( متر / سم . . ) أو وحدة نقد ( درهم / فلس . . ) أو وحدة كمية ( كيلو / جم . . . ) وهكذا . حيث تبني المعايير علىأساسها مثل ( 10 وحدات / ساعة ) كمعيار رقابي للأداء . . .
تحديد المعايير :
أي وضع الجداول أو الحصص أو الأهداف التي سوف تقيس الوحدات موضوع الرقابة بها . . مثل درهم لكل كيلوات / ساعة، أو درهم لكل ساعة / عمل . . . وهكذا .
وضع نظام المعلومات الرقابية :
ويتعلق بوضع النماذج الخاصة بالمتابعة، ومواعيد القيام بها وكيفية ملء نماذجهاوجداولها وتحديد من الذي يقوم بها ومن الذي يقوم بتحليلها ووضعها في تقارير بشكلمعين ؟ وأيضا إلى من ترفع ؟ وكذلك وضع إجراءات التقييم من حيث النماذج المستخدمةوالتقارير الخاصة بذلك ومن الذي سيقوم بتحليل هذه التقارير ؟ وإلى من سترفع ؟
عملية المتابعة والتقييم ( الرقابة ) :
وهي الخطوة الأخيرة التي يتم فيها تنفيذ الخطوات السابقة وصولا " إلى نتائجمحددة هي نتائج عملية الرقابة حيث تتبلور هذه النتائج في:
o تقارير المتابعة المسجل بها ما تم تنفيذه والانحرافات الزمنية للتنفيذ .
o تقارير التقييم والتي تحتوي على نتائج تطبيق المعايير على الشيء أو الموضوع أوالمهمة موضوع الرقابة، مبين بها أيضا الانحرافات الكمية أو المالية أو الزمنية أوالنوعية وأسبابها .
o والتمكين .
o والمساندة والدعم للمرؤوسين .
o وإتاحة الفرصة للمرؤوسين للتعبير .
o وتقديرهم إذا كان الموقف يحتاج هذا التقدير .
ماهية الرقابة (http://www.kenanaonline.com/page/1342)
تعني الرقابة بالتأكد من أن النتائج التي تحققت أو تتحقق مطابقة للأهداف التيتقررت أو التي احتوتها الخطة .
وبالتالي فهي عملية ملاحظة نتائج الأعمال التي سبق تخطيطها . . ومن ثم تحديدالفجوة بين النتائج المستهدفة، والنتائج الفعلية، واتخاذ الإجراءات التصحيحية لسدهذه الفجوة .
مهارات الرقابة
http://www.modawanati.com/uploads/t/thoraya/23658.jpg
دور المدير في عملية الرقابة (http://www.kenanaonline.com/page/1340)
يمكن بلورة هذا الدور فيما يلي :
o أن يمارس أسلوب قيادة ديمقراطية يحقق الرقابة الذاتية لدى المرؤوسين، تكونعناصره النقاط السابق الإشارة إليها عاليه .
o أن يطبق نظام لإدارة الأداء يكون محتواه هو كما مبين في الشكل التالي
عملية الرقابة (http://www.kenanaonline.com/page/1341)
تتمثل عملية الرقابة في إتباع الخطوات التالية :
تحديد النشاط أو المهمة المطلوب رقابتها :
تقوم عملية المتابعة باعتبارها الشق الأول من الرقابة على أساس التحديد الدقيقوالتفصيلي للمهام أو النشاط أو الموضوع الذي سيتم رقابته، لأن أساس عملية المتابعةهو التأكد من أن خطوات أداء هذه المهمة أو هذا النشاط قد تم تسجيلهما ووضعهما فيبرنامج تنفيذي . . ليتم متابعة تنفيذ خطوات هذا البرنامج، بمعنى التأكد من حدوثها . لذلك لا يمكن أن تتم عملية المتابعة إلا إذا تم تحديد النشاط المطلوب رقابته ووضعهفي صورة خطوات تفصيلية في البرنامج
.
تحديد الأزمنة لكل خطوة في المهمة أو النشاط أو المشروع المطلوب رقابته :
وترتبط هذه الخطوة أيضا بإجراء عملية المتابعة، حيث لا يمكن إجراءها إلا بالتأكدمن وضع وتحديد هذه الأزمنة حيث يتم خلال عملية المتابعة تسجيل أمرين :
o الأول : الإجابة على السؤال الخاص بل تمت هذه الخطوة الموجودة في البرنامج أملا ؟ . . وإذا كانت الإجابة بأنها تمت، ننتقل إلى ثانيا.
o الثاني : الإجابة على السؤال الخاص بهل تمت في الزمن المحدد لها في البرنامج أملا ؟ . . فإذا كانت الإجابة بنعم تم تسجيل ذلك . وإذا كان هناك انحراف زمني يتمتسجيله .
اختيار القياس الذي سيبني عليه معايير الرقابة :
ويتم في هذه الخطوة تحديد المقياس الذي سيبني على أساسه معيار الرقابة، وهلسيكون وحدة زمن ( ساعة / دقيقة . . ) أو وحدة طول ( متر / سم . . ) أو وحدة نقد ( درهم / فلس . . ) أو وحدة كمية ( كيلو / جم . . . ) وهكذا . حيث تبني المعايير علىأساسها مثل ( 10 وحدات / ساعة ) كمعيار رقابي للأداء . . .
تحديد المعايير :
أي وضع الجداول أو الحصص أو الأهداف التي سوف تقيس الوحدات موضوع الرقابة بها . . مثل درهم لكل كيلوات / ساعة، أو درهم لكل ساعة / عمل . . . وهكذا .
وضع نظام المعلومات الرقابية :
ويتعلق بوضع النماذج الخاصة بالمتابعة، ومواعيد القيام بها وكيفية ملء نماذجهاوجداولها وتحديد من الذي يقوم بها ومن الذي يقوم بتحليلها ووضعها في تقارير بشكلمعين ؟ وأيضا إلى من ترفع ؟ وكذلك وضع إجراءات التقييم من حيث النماذج المستخدمةوالتقارير الخاصة بذلك ومن الذي سيقوم بتحليل هذه التقارير ؟ وإلى من سترفع ؟
عملية المتابعة والتقييم ( الرقابة ) :
وهي الخطوة الأخيرة التي يتم فيها تنفيذ الخطوات السابقة وصولا " إلى نتائجمحددة هي نتائج عملية الرقابة حيث تتبلور هذه النتائج في:
o تقارير المتابعة المسجل بها ما تم تنفيذه والانحرافات الزمنية للتنفيذ .
o تقارير التقييم والتي تحتوي على نتائج تطبيق المعايير على الشيء أو الموضوع أوالمهمة موضوع الرقابة، مبين بها أيضا الانحرافات الكمية أو المالية أو الزمنية أوالنوعية وأسبابها .
o والتمكين .
o والمساندة والدعم للمرؤوسين .
o وإتاحة الفرصة للمرؤوسين للتعبير .
o وتقديرهم إذا كان الموقف يحتاج هذا التقدير .
ماهية الرقابة (http://www.kenanaonline.com/page/1342)
تعني الرقابة بالتأكد من أن النتائج التي تحققت أو تتحقق مطابقة للأهداف التيتقررت أو التي احتوتها الخطة .
وبالتالي فهي عملية ملاحظة نتائج الأعمال التي سبق تخطيطها . . ومن ثم تحديدالفجوة بين النتائج المستهدفة، والنتائج الفعلية، واتخاذ الإجراءات التصحيحية لسدهذه الفجوة .